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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 (優先順位編)  その5

こんにちは。

気づくと、3月も、もう下旬になりました。時の過ぎるのは本当に早いですね
東京では桜も咲き始めました。 

実はここのところ、ご縁があってとある会計事務所の仕事を手伝わせていただいていたのですが、本当に忙しいですね。
3月はなんだか社会全体に殺伐としたピリピリとした空気が漂っている気がします。 
12月末決算、3月末決算、会社によってそれぞれあると思いますが、3月はいずれにしても期の切り替わりですしね。。。

多忙なビジネス現場の方たちの大変さを目の当たりにしてピリッと気を引き締めていた今日この頃でした。

さて、 前回の記事、外人上司の仕事の進め方の続きです。 

優先順位について

永遠の課題(私にとっては)だったりするのですが。。。 

かつて、秘書研修のイン・バスケット試験対策(!)で習いましたが、

今やらないと不都合が発生する仕事
自分以外の他人にお願いしたり他人を動かす必要がある仕事
期限が迫っている仕事 
・・・ はすぐに手を着けるべし。


逆に、今すぐでなくて今日中に対応すればよい仕事
明日でよい仕事
今週中でよい仕事
やらなくても良い仕事(!)


もありますので、これは適宜対応。。。。  

とはいえ、目の前にいるエグゼクティブの仕事はついついほかの優先度が高い仕事があっても
先にやってしまう~ そんなことが私も時折ありました。

そんな時に上司によく言われたのは、「これは急ぎじゃないから、今やらないであなたができるタイミングでやりなさい」ということ。 

割とその逆を言う人の方が一般的には多そうですが。。。 (なぜ自分の依頼を先にやらないのか、などなど)

そして、ここ大事なところでですが、「急がないから」といわれると、かえって早くやろうと思うものなのですよ!! 現管理職の方、エグゼクティブになる予定の方も何となくお気づきでしょうが。。。

おそらく、この上司は会社全体のこと、リソースの使い方をすご~く良く考えているのでしょう。 だから決して仕事が緩かったわけではなくむしろ通常はよく使ってくださいました(!)し人を使うのが上手かったと思います。 

本当に思い出してもアメリカ人 イギリス人には恐ろしく人を使うのがう上手な方が多くいらっしゃいました。

メイドさんやベビーシッターなど使用人を使うのも上手なんだろうなと思いました。

次回に続きます。。。。

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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 (秘書に頼む仕事編)  その4

こんばんは。

番外編から前回の続きに戻ります。前回は外国人上司が自分でする仕事と秘書に頼む仕事、意外なことを頼んだり、自分でするという話でした。 
その続きです。

意外と秘書に頼む仕事、少ないんだな、とお思いになったかもしれません。

ここ10年くらいは特に、40代で外資の日本法人トップ就任というケースも少なくないかと思います。 異文化でのリーダーシップ経験が本社での昇進の条件の一つでもありますしね。

これが15年位前だと、法人トップは米国など本国から来た50代以上の見るからにエライ人~(多くはリタイヤ前の最後の海外赴任の要素あり?) が多かったようでもあり、駐在員の意識そのものが様変わりしてきているように思えます。

かつての優雅な(?)レップオフィス時代は、外人トップは配偶者(奥様)ともども日本文化を学んだり、国内旅行に行ったりとローカル日本人との社交をかなり重要視していたようにお見受けしました。

しかし昨今の40代前後のトップは、結果を出して本国へ戻らなくては居場所がない可能性が高いのですからシビアです。。。必然的に秘書に頼む内容も旅行やレストラン中心ではなくて(それは自分で口コミで探すことも)、もっと実務的なことになります。

さて、外国人エグゼグティブと一緒に仕事をするようになって、改めて意外だなと思ったことがあります。。。

・ 直接接したことによってわかったこと、感じたこと、
  → エライ人ほど実際に接するとえらそうにしない! むしろ謙虚…

例えば…人柄がよい(そう見せられる、というのも含む)、いわゆる友達になってほしいタイプ
対人スキルが素晴らしくて、何でも自分でできる

。。。けど本人が忙しすぎるから、そこのところ秘書に頼む

基本こういう流れのようです。

時間や体力が許せばなんでもできるし自分でやりたいけどそこはしっかりとした優先順位があるので。


次回は優先順位について目からうろこだったお話もできたらと思います。

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番外編 外資秘書経験者 あるあるー 何故か染み付いてしまっていること

こんにちは。

仕事の進め方の話の途中ですが、私が20年も秘書をやるといろいろ染み付いちゃっている。。。とごあいさつで書いていた件の話をここでさせてくださいね。

(外資)秘書経験者「あるある」

その1 相手の出方によっては1歩どころかその先の先を読んで準備するので常に他人より2歩先を行っていないと気が済まないし不安になる。 食事をしててもタクシー手配とかお会計とかタイミングが気になってしまう。

その2 .友人と雑談してて、相手が旅行者や一時帰国者の場合にフライトの話になると、今どの航空会社が羽田に乗り入れているとか、アライアンスはどことかチェックインは何分まえとか気になってしまう。 挙句の果てに時間帯を聞いただけで飛行機の便名まで覚えていて空で言えたりする。で、相手に気持ち悪がられる。 

その3 .椅子に座らない状態で(立ったまま)ややこしい仕事の話が延々できる(すぐにダッシュして次の取りかかれる状態のまま指示を聞いてる時はヨーイドンの姿勢に近いかも)

その4 .自分ではなく他人の(上司の)スケジュールをもとに休暇の予定を立てる事が普通。
(つまり何か元になる予定表がないと意外とスタートできない)

その5 .ニュースを見たり読んだりしていても目や耳に検索機能があるかのごとく上司の行き先に関係のある地名のニュースだけキャッチする。海外のテロ、天候の変化、伝染病などにも敏感。

その6  マイペースという言葉の意味がどうしても理解できない。(本心では憧れているのに)

その7 プライベートで旅行に行ってもホテルの従業員、レストランなど対応が気になってしょうがない。ホテルは車寄せ、非常口、フロント、コンシェルジェの位置関係をまずは把握したい。 客室フロアが何階にあるのかもチェック。ホテルの部屋では電源、セーフティボックス、インターネット接続の状況を(たとえ使わなくても)チェックしてしまう。 ホテルチェーンによる違い、立地による客層の違いなども気になる。メインダイニングが何階にあって朝食を出すダイニングと兼用かどうかなど。。。

あ~ こんな人と食事したり旅行に行ったりしたらうざいですよね。。。 同業者な同士らともかく。
できるだけ表に出さないようにしてるけれど。。。お読みになっている皆さまはいくつ当てはまりましたか? (笑)


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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 (秘書に頼む・頼まない仕事編)  その3

こんにちは。

前回に続いて、外国人上司が自分でする仕事・秘書に任せる仕事の区分についての話です。

今回は書類作成などの事例について。。。

ああ。。。昔は秘書はタイピスト並みにタイプができないと、と言われる職種だったように思います。かつて私が某米国企業の入社試験を受けた際もIBMの英文タイプライターがオフィスの一角にあり、タイプの試験を受けました。 (習ったこともないのでタイプの出来が悪かったけど上司になる方がプッシュしてくださり奇跡の合格。。。涙)

いまどきは、PCの普及でどなたもキーボードは自分で叩くようになり、メールのやり取りで事が済むようになりました。
特に欧米人はもともとタイピングに抵抗がないので、秘書が代理でタイプする機会はめっきり減ったかと思われます。
本当にここ15年くらいでOA機器の環境ががらりと変わった感がありますよね。

その結果。。。

現在・過去・未来にまたがる業務として以下の3タイプに分類してみました。

1. かつて秘書が担当していた(ことが多かった)業務で今では減ってきているとおもわれるもの (過去・現在)

2.以前は業務としてあったが上司が自分で(サラッと)するようになったり 業務自体が消滅したもの (過去・(現在))

3.以前はなかったけど、職場環境が変わったことによって新しく生まれた業務。(現在・未来)


たとえば、グリーティングカードの手配、宛名作成は1にあたると思われます。 e-グリーティングカードが会社としても推奨されるようになり、企業側もペーパーレスになってきていますよね(年賀状でも同じことが言えます)。 本当に儀礼的な相手のみに「紙の」カードを出していました。

2.の例としては各種書類作成、プレゼン作成などが当たるでしょうか。

前述したようにPCが使える以上、タイピングも自分でする人が多いし、プレゼンは(データのリサーチは頼まれることはありますが)用途にもよりますが微調整があるようなものはむしろご自分で。 夜中の海外との電話会議で決まったことに対応するので(社内用決まったフォーマットあり) 自分でさっと作成することが多いかと。(秘書や部下に指示するより先に作ってしまう) スピード感と内容へのこだわりを両立させるには自分で大まかに作って細かいデータだけあとから追加させる形に。

また、会社としてのプレゼンで広報が絡むようなものは当然ながら現場は一切手を出しませんで広報に任せます(上司はプレゼンターとして役目を果たすのがこの場合のお役目です)。 

例外的にエクスパットの帰国時のインベントリー(自宅の物品リストー引っ越し業者に提出するため結構細かく記載します)やペットの検疫書類などはご家族だけではフォローできない時など状況によってはお手伝いしておりました。

3.の例は。。 なんでしょうか。 たとえば、飛行機のオンライン・チェックインなどはその一例かと思います。 

アメリカヨーロッパなどタイムゾーンをまたいて移動の多い上司に、事前指定できないフライトなど少しでも良い席を取るために行う事が多いです。
空港に向かう時間を無駄にしないために(空港での待ち時間削減や逆にぎりぎりに空港に着いた際の混乱を防ぐなど)オンラインチェックインは航空会社の定める時間帯に(24h前から2h前など各社細かい規定が) すませてボーディングパスまで発行しておきます。(pdfでメールアドレスに送ってブラックベリーで見られるようにします。ネット環境がいつもOKとは限らないのでそのつどエアラインのウェブにログインしなくても良いように)

全体として工数が減ったようにも思えますが、その分秘書の数が減って専任ではないので上司も100%頼りきりではない様子にお見受けします。 
また、エアラインのシステムがうまく動かないときなどかえってストレスが発生したり。
どちらが絶対良いとは言い切れませんが時代が変わるにつてエグゼクティブ秘書の仕事も、もっともっと変わってゆくと思います。 自分の価値を常に高めておくことが大切なのは言うまでもありませんが。。。

次回は え、こんなこともするの? と思われそうな仕事についてお伝えします。


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プロフィール

FC2mipo

Author:FC2mipo
こんにちは、MIHOKOと申します。 

1990年代半ばから約20年間、外資系企業などで外国人・日本人両方の役員秘書として、多国籍でエリートの方々と接するうちに、彼らが1日24時間あっても足りないようなスケジュールの激務をこなすのは強い信念があるからに違いない、と思うようになりました。 

そしてさらに、信念だけではない「なにか」を持っていることに気づきます。体力、気力、インテリジェンスのほかに大切な「なにか」。。。

そんなシークレットを地道に追求しつつ、何とか自分なりに言葉にしてみました。皆様の日々の生活がさらに充実するために何らかの形で参考にしていただけたらこんな幸せはありません。

詳しいプロフィールは以下の通りです。

フリーランスのパーソナル秘書、コラムニスト、ライターとして活動中。

★職歴・資格
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、英国へ語学留学。

その後北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン間の定期航路客船に日本人アテンダントとして乗務。 
日本に帰国ご外資系・日系企業の役員秘書業務に2014年10月まで通算約20年携わる。

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、外国人(国籍:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・ブラジルなど)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職のトップマネジメント。
スケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの手配まで幅広い経験を積む。

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事のヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとのスカイプ会議の通訳などを手掛ける。

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成などを得意とする。

2016年3月から 著名媒体にエグゼクティブ層向けに執筆したコラム記事が掲載開始 

取得資格:
CBS(国際秘書) アソシエイト(準CBS)
ケンブリッジ英検 ファースト

その他の活動:
エストニア e-resident (電子居住者)
 2015年6月在日本 エストニア大使館にて取得

お問合せはこちらからお願いいたします。


































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