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お金にはこだわりますが、物は大切にします。。。 

こんにちは。

前回のエントリー、謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 優先順位編 その7 の続きです。 

なんだか前回、前々回だけ読んだ方にとっては、お金があるのが良いことだ、というような流れになってしまっているようで恐縮です。

実際にお金(バジェット)が物事を解決する面は確かにありますが、そればかりではないという例をお話させてください。 

実は、かなり多くの上司たちが、自分では意識していないけれど「 節約家、倹約家の一面がある」 事がよくわかる瞬間があります。

というわけで、物を大切にする習慣が良くわかった事例についてお話します。

ヨーロッパ某国出身の上司の話ですが、ややプライベートな案件の打ち合わせで小さい会議室で私と二人でmeetingしていました。  
(新しいビルに移転する前の旧オフィスでは自分の個室だと意外とドアの上下が素通しで声が筒抜けだったので本当に周りに聞かれたくない内容はそのようにすることも。。。)

その小会議室、密室性があることから個別面談などで結構人気があり、私たちの打ち合わせのすぐ後に日本人役員が面談に使うことを(自分が秘書なので)知っておりました。

さて、ヨーロッパ某国上司 との30分ほどの打ち合わせが終わり、「じゃよろしくね !」という感じで 上司が先に部屋を出て、私があとから出たのですが。。。 

小会議室の照明がつけたままだったのです。 
なぜかというと、先述のように、日本人上司が間髪入れずに使うことがわかっていたからです。
実は、私があえて消しませんでした。

すると、何と、ヨーロッパ某国上司、気配を感じて戻ってきました。

そして 「ライト。。。。」とつぶやきながら自分でぱちんと消しました!(この人の時給考えたらこのアクションだけで数百円以上? ) 
なので私は、「あ、ありがとうございます!」 という感じで弁明もせず。。。 

それで分かったことは、みなさん電気をまめに消すのがしっかり習慣になっているんですね、 本当にお育ちが良いのだと思います。 (!) 

また、夕方、かなり暗くなっても電気をいつまでもつけないでオフィスにいても平気。。。書類やPCの文字が読み辛くないのだろうかと思ったりしてしまいます、これも慣れなのでしょうか。オフィスが真っ暗だったので、だれもいないのかと書類を置きにずかずか入っていったら上司が静かに座っていてぎょっとしたことがありました (笑) ← 本当は笑えませんが。


次回は食べ物にまつわる「物を大切にする」エピソードについてお伝えします。



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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 優先順位編 (その7)

こんにちは。

外国人上司の仕事の仕方、進め方について話を進めてゆきますね。

前回少しだけ予告させていただいた、会社内でも皆がびっくりするようなお金の使い方についてのエピソードについてお話します。 

アメリカ本社で年に2回ほど行われる、各ビジネス事業本部のリーダーシップ会議が行われた時のこと。

リーダーシップ会議というからにはそのビジネスの数日間の会議の中でも中心となるパートでグローバルダイレクター達全世界のトップ約10名ほどが世界各地から集まり、出席します。

その主催者でもありビジネス事業本部を代表するVPであるMr A氏。 普段は日本にいる駐在員ですがこの会議に備えて早めに現地入り。 
私もMr. A含む 日本からの参加者のフライトインフォ詳細を本社の秘書に連絡したり緊張感が漂います。
アジア、ヨーロッパ、南米などから次々にリーダーシップ会議参加者が集まります。。。。

さてそのような中、とある事件が起こります。 実は、本社のあるアメリカの街は、日本からの直行便がありません。 世界中どこからきても、必ず一度はUS内どこかで乗り継ぎをしなくてはならないのです。そこでロストラゲージ(預けた荷物が紛失して目的地に届かない)がかなりの確率で発生します(ビジネスクラスでも!) 

今回のリーダーシップチームにもヨーロッパからの被害者が発生。 しかもどうやら荷物はグローバルネットワークを駆使して(!)ヨーロッパも経由してアフリカ方面まで行ってしまい、地元の空港にスーツケースが戻るのは数日後とのことでした。 呆然とするダイレクター氏。 (気の毒。。。)PCやmeetingに必要な書類は手元にあったものの、限られた着替えしかなく、数日をどうやって過ごそうか。。。。。 と思って初日の会議室へゆくといきなりそこの責任者であり、上司であるA氏がいました。

A氏はダイレクター氏に向かってほかの参加者の前で、「経費はapproveするからなんでもお金で済むものは購入しなさい」 とだけ伝えたとのこと。全ての費用はもつから大丈夫、というコメントが会議のオープニング・リマークスみたいになってしまったようですが。  何と粋な計らい。。。

上司本人が言わないと誰も言えなかったひとこと。
「 費用の事は心配するな、この重要な会議にだけ集中しなさい。 」
おかげで会議は大成功だったしこの後の業績も良くなっていったと聞いています。 


権限のある方の発言で参加者の緊張も心配も緩み、優先順位に沿って物事が行われた(この主要メンバーが世界中から集まった数日間は何をさておいても会議に集中する。たとえ費用が掛かっても時間には代えられない)
のは素晴らしいことだったと後からこのエピソードをお聞きした時に感じました。 

なぜこれが驚くようなエピソードだったかというと、費用の事は心配するな、という発言をする上司がUS以外の法人では
あまりいなかったという点で、参加者もこの話を聞いた秘書も、新鮮な驚きを感じたからだったのでした。 


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外資系秘書の仕事についてご質問ありますか? 

こんにちは。

外資系秘書の仕事にご興味のある方に特別に無料モニターセッションを行うことになりました。(詳細は近日発表します) 秘書業務以外の方からのご相談も歓迎です。
よろしければぜひ応募をご検討くださいね。

外資系秘書の仕事に関心を持っている方で:

- 外資系秘書を目指しているけれど、スキルとして、マインドセットとして何が必要なのかよくわからない。
- 日系企業秘書から外資系秘書になろうとしているが、仕事面でどのような違いがあるのか? 
- 秘書をしているが日本人上司から外国人上司へと担当が変わる。どのような準備をしたらよいか。
- 外資系秘書業務についているが、仕事の進め方で困ったことがあり、行き詰っている。
- 秘書業務を理解してくれる同僚がいない(少ない)、悩みを相談できる相手がいない

など。。。


また、
- 勤務先の秘書、部下の秘書と接する際にどうコミュニケーションをとってよいか困っている。

などという秘書業務以外の方からのご相談も歓迎します


こんな方は是非メールフォームからお知らせ下さいね.


詳細が決まり次第先行でご連絡をいたします! 



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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方(優先順位編) その6

こんにちは。

前回の記事 優先順位編 の続きです。

外国人上司は、人を使うのがとても上手な印象を受けたという話でした。

一言でいうと、モチベーションを上げさせるのが恐ろしくうまいというか。

たとえば、ある集団で仕事をする時に、こまごまとしたことを心配したり、このやり方でいいのかな? と考えたりしている時間ってとても無駄ですし、効率を下げますよね。 

そういった、仕事の進め方の部分まで、配慮が行き届いている(本人が意識しているかどうかは別として)のだと思いました。
そう、ポジションの高い人ほど実は仕事が「 細かい 」 ということが言えると思います。 (細かいから偉くなったのか、あるいは偉いから細かく見通す余裕があるのかは鶏と卵の議論のようになってしまうので何とも言えないのですが。)

同様に、家族(配偶者、子供たち)、メイドさんなどにも心遣いをしているのが良くわかります。

メイドさんへの対応でさすが、と思ったのは、上司自身の子供たちや家のことにフォーカスしてもらうために、メイドさんが国に残してきた家族への手厚い対応 (簡単に言うとお金の面倒ですが)をかなりされていました。 これは上司本人の口から聞いたのではなく、偶然あるきっかけで知り、驚くとともに感服しました。 
考えてみると、このことだけでもメイドさんは心配事が減って、上司の家族のためにもっとよく働いてくれるようになります。

この上司が会社で言っていた言葉で特に印象に残っていることとして、「 子供にだって良いことをしたらすぐにアメを与えないと、自分が何で評価されたのかわからないし、やる気起きないでしょ? 」 ということでした。(業績の良かった時のボーナスの支給時期について、議論された時に) 一年後のアメじゃダメなんです(笑)
つまり、同じお金を渡すのでもタイミングがとても大切ということでした。
  

そして、成果を出したから報酬を与えるやり方と、さらに一歩進んで相手を、信頼してもうすでにパフォーマンスを全開にさせるためにあえて 「 先に 」与える。 というのもありでした。
結局その方が損しているようで得なのかもしれません。 

お金ってこうやって使うものなのだと、新しい視座を与えられてまさに目からうろこが落ちる思いがしました。 もちろん投資する相手を見極めることが必要なのは言うまでもありません。。。。

外にも会社内でもびっくりするようなお金の使い方について、驚くエピソードがあるので、それは次回に。



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プロフィール

FC2mipo

Author:FC2mipo
こんにちは、MIHOKOと申します。 

1990年代半ばから約20年間、外資系企業などで外国人・日本人両方の役員秘書として、多国籍でエリートの方々と接するうちに、彼らが1日24時間あっても足りないようなスケジュールの激務をこなすのは強い信念があるからに違いない、と思うようになりました。 

そしてさらに、信念だけではない「なにか」を持っていることに気づきます。体力、気力、インテリジェンスのほかに大切な「なにか」。。。

そんなシークレットを地道に追求しつつ、何とか自分なりに言葉にしてみました。皆様の日々の生活がさらに充実するために何らかの形で参考にしていただけたらこんな幸せはありません。

詳しいプロフィールは以下の通りです。

フリーランスのパーソナル秘書、コラムニスト、ライターとして活動中。

★職歴・資格
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、英国へ語学留学。

その後北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン間の定期航路客船に日本人アテンダントとして乗務。 
日本に帰国ご外資系・日系企業の役員秘書業務に2014年10月まで通算約20年携わる。

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、外国人(国籍:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・ブラジルなど)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職のトップマネジメント。
スケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの手配まで幅広い経験を積む。

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事のヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとのスカイプ会議の通訳などを手掛ける。

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成などを得意とする。

2016年3月から 著名媒体にエグゼクティブ層向けに執筆したコラム記事が掲載開始 

取得資格:
CBS(国際秘書) アソシエイト(準CBS)
ケンブリッジ英検 ファースト

その他の活動:
エストニア e-resident (電子居住者)
 2015年6月在日本 エストニア大使館にて取得

お問合せはこちらからお願いいたします。


































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