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在宅秘書は内職と同じ? メール一通に時間制限? 

こんにちは。

PA(パーソナル アシスタント)、バーチャル・セクレタリー、
在宅秘書など呼び名はいろいろありますが、在宅の秘書
業務は、起業ブームで個人事業主の社長さんが増えるに
したがって増加してきているようです。

私も先日まで、本当にパートタイムですが、ある個人の
経営者の方を手伝っていました。

在宅秘書は、お互い目の前にいない分、仕事の質と、
かかる時間とのバランスをとるのが難しいかもしれません。

必要以上に時間をかけて丁寧すぎる仕事をしてしまうのも
これまた問題なのです。

タイトルにあるように、「メールはxx分くらいでさっと送ってください。」
とクライアントさんに言われて秘書側がとまどってしまうケースなども
あり得ます。

秘書側の問題だけでなく、クライアントの側も、コーポレートで
ビジネスのやり方を一から学んで均質化した方ばかりではないので
業種もキャリアも、要求するものも多種多様。

一般企業でオフィスで行う秘書業務よりかなりコミュニケーション能力が
求められますね。 

そう言う意味で、難易度が高いかも知れません、

一番大切なのは、クライアント・秘書どちらも

・ お互いへの信頼
・ コミュニケーション能力
・ 相手への思いやり
・ 広い心

などでしょうか。。。 実際は結構意思の疎通が難しく
苦労するケースも多いようです。 

気分を損ねると影響があるのでは、と気にして、
不満があっても言い出せないケースもあるようです。



そんなストーリーを書いてみましたので、よろしければご覧ください。



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これからは女子脳・原始脳の時代かも

こんにちは。

外資系の固い会社に長かったので、なにかプロジェクトで行き詰まった時や
人事考査の前、またレポートを書かないといけない時など、いわゆるビジネス書
を読んで参考にしたことがあります。

皆様もいろいろ読まれたこと、きっとありますよね? 

有名なビジネス書。。。有名なところではカーネギーとか、7つの習慣とか、ドラッカーとか。。。
新しいところだとフェイスブックの役員のシェリル サンドバーグが書いたLean in など。 他に、最近話題になったワーク シフトなど。。。 そして、忘れてはいけない日本の、松下幸之助さんや 稲盛さんの本もありますね。

外資で女性の多い職場だと Lean In などは読んでないと人話が合わないんじゃないかと ”意識高い先輩たち”に気を使って読んだりも。

でもどれもなんだかしっくりこない~と思ったりすること、ありませんか? 

やはり、男性脳というか理屈の部分の脳ばかり使ってると、つじつまはあっていても
自分の気持ちや本音を無視しているから心の底から「なるほど~ 納得」 と思えないのではないか、という仮説に最近たどりつきました。

科学的に立証されているらしいですが、女性は、新しい理屈の脳ではなく、古い脳のパートが最終的に納得しないと動かないらしい。。。

理路整然としたロジカルな説明は、もちろん聞くけど、それではまったく心が動かないのです。

それよりも、「なぜか知らないけど気になる、やってみたい」 ということの方がピンとくる。。。。

ここ1-2か月、特にそういった女性の考え方は違うんだと認識するような事例が多くて、ついに私の中では 
そうかな? から確信に変わりました。 

ビジネスの場では論理的でないのは、ほとんど犯罪者みたいな扱いを受けますから、
まあ、それはそれでやればいいと思うけど。

すべて理屈オンリー男性的なやり方はこれからの時代生き残れなくなってゆくだろうな、と痛感したのでした。

いわゆる常識とは逆説的な、上記を裏づけるような事実があります。
というのは、おそらく、ある一定レベル以上の経営者は物事を最終的には直感で決めていると
言えるような決断のしかたをしているはず、というもの。

データがいくらあっても、なんか違う気がする? と思ったらその感覚も立派なデータ。

私の秘書ばりばり現役時代、なんかこのお客様、変な感じ。。。と思った方は結局契約に至らない
というようなことが多々あり。 「 なんかしらんけど 」 はすごい情報量なのかもしれないです。

実話で、船井総研の船井幸雄さんが取引先を決めるにあたって、秘書の意見を聞いたという事例がが確かにありましたよね。


私自身の話ではないですけれど、秘書が絡んでいたりそうでなかったり、データ以外のところから決断を下す例は実は結構あります。  
むしろお断りする口実としてデータが後付けで必要となるというか。

何となく~ を軽視してはいけないのでした。 



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役員秘書も孤独???

こんにちは。


良く経営者は孤独、などと言われますが。

誰にも相談できないし、わかってもらえないと。

経営者をサポートしている役員秘書も実はけっこう孤独だったりします。

なぜ?

詳しくはこちらに書いてみましたのでよかったらご覧下さいね!


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外資系と転職について考えてみました

こんにちは。

外資系と転職、特に新卒からワンステップおいて外資系に転職する際
どのような方法をとるとよいのか、またその方法による弊害について、実際の体験や
見聞きしたことをもとに書いてみました。

ご興味を持たれた方は是非、こちらからご覧下さい!



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秘書がやりました.....続編 ”言い訳無用”

こんにちは


前エントリー、の「秘書がやりました・・・・ 」 が意外に反響が大きかったので

続編をお届けします。


愛のある、でも厳しい上司とのやり取りから学ぶことは
本当に多かったです。 

私の後輩女子ちゃんが、退任直前の同じ上司を少しの間受け持ったのですが
その後その上司が退任してしまったためほかの方の担当に。

そして言った一言「 Kさん(この上司)が、秘書思いの上司だったということが
他の方を担当してよくわかりました。」

元上司、Kさんのどんなところが秘書思いだったでしょうか(厳しいけど) 
是非、こちらをクリックしてご覧ください。 

⇒  役員秘書の役割は損な役回り? (続編)



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秘書がやりました・・・は実際の現場で行われている? 

こんにちは。


今回は秘書業務のリアルな話です。

私は前職時代、仕事を「びっくり箱」とか「パンドラの箱」とか呼んでいた時期があるのです。

理由は、合併などさまざまな歴史のある会社だった上に、いろいろな国籍・出身の上司達がいたので、全く予測できないような仕事がいきなりふられてきて。。。

よくまあこんなに、と思うほど日々いろいろな事件や課題があり、土壇場での問題解決能力が本当に鍛えられました。

そして今も。。。


秘書の責任にしてもろもろの難を逃れることって結構良く行われています。
それが良いか悪いかではなくて、実際にそういう側面がある職種だ、ということは頭に入れておいた方が良いと思います。


今回はやや刺激的なエントリなのでウィスキーでもちびちび飲みながらどうぞ。(笑) 
↑ クリックして記事をご覧くださいね。

ご意見ご感想もお待ちしています!




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プロフィール

FC2mipo

Author:FC2mipo
こんにちは、MIHOKOと申します。 

1990年代半ばから約20年間、外資系企業などで外国人・日本人両方の役員秘書として、多国籍でエリートの方々と接するうちに、彼らが1日24時間あっても足りないようなスケジュールの激務をこなすのは強い信念があるからに違いない、と思うようになりました。 

そしてさらに、信念だけではない「なにか」を持っていることに気づきます。体力、気力、インテリジェンスのほかに大切な「なにか」。。。

そんなシークレットを地道に追求しつつ、何とか自分なりに言葉にしてみました。皆様の日々の生活がさらに充実するために何らかの形で参考にしていただけたらこんな幸せはありません。

詳しいプロフィールは以下の通りです。

フリーランスのパーソナル秘書、コラムニスト、ライターとして活動中。

★職歴・資格
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、英国へ語学留学。

その後北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン間の定期航路客船に日本人アテンダントとして乗務。 
日本に帰国ご外資系・日系企業の役員秘書業務に2014年10月まで通算約20年携わる。

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、外国人(国籍:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・ブラジルなど)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職のトップマネジメント。
スケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの手配まで幅広い経験を積む。

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事のヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとのスカイプ会議の通訳などを手掛ける。

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成などを得意とする。

2016年3月から 著名媒体にエグゼクティブ層向けに執筆したコラム記事が掲載開始 

取得資格:
CBS(国際秘書) アソシエイト(準CBS)
ケンブリッジ英検 ファースト

その他の活動:
エストニア e-resident (電子居住者)
 2015年6月在日本 エストニア大使館にて取得

お問合せはこちらからお願いいたします。


































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