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謎が多い? 外人上司の仕事の進め方 (秘書に頼む・頼まない仕事編)  その3

こんにちは。

前回に続いて、外国人上司が自分でする仕事・秘書に任せる仕事の区分についての話です。

今回は書類作成などの事例について。。。

ああ。。。昔は秘書はタイピスト並みにタイプができないと、と言われる職種だったように思います。かつて私が某米国企業の入社試験を受けた際もIBMの英文タイプライターがオフィスの一角にあり、タイプの試験を受けました。 (習ったこともないのでタイプの出来が悪かったけど上司になる方がプッシュしてくださり奇跡の合格。。。涙)

いまどきは、PCの普及でどなたもキーボードは自分で叩くようになり、メールのやり取りで事が済むようになりました。
特に欧米人はもともとタイピングに抵抗がないので、秘書が代理でタイプする機会はめっきり減ったかと思われます。
本当にここ15年くらいでOA機器の環境ががらりと変わった感がありますよね。

その結果。。。

現在・過去・未来にまたがる業務として以下の3タイプに分類してみました。

1. かつて秘書が担当していた(ことが多かった)業務で今では減ってきているとおもわれるもの (過去・現在)

2.以前は業務としてあったが上司が自分で(サラッと)するようになったり 業務自体が消滅したもの (過去・(現在))

3.以前はなかったけど、職場環境が変わったことによって新しく生まれた業務。(現在・未来)


たとえば、グリーティングカードの手配、宛名作成は1にあたると思われます。 e-グリーティングカードが会社としても推奨されるようになり、企業側もペーパーレスになってきていますよね(年賀状でも同じことが言えます)。 本当に儀礼的な相手のみに「紙の」カードを出していました。

2.の例としては各種書類作成、プレゼン作成などが当たるでしょうか。

前述したようにPCが使える以上、タイピングも自分でする人が多いし、プレゼンは(データのリサーチは頼まれることはありますが)用途にもよりますが微調整があるようなものはむしろご自分で。 夜中の海外との電話会議で決まったことに対応するので(社内用決まったフォーマットあり) 自分でさっと作成することが多いかと。(秘書や部下に指示するより先に作ってしまう) スピード感と内容へのこだわりを両立させるには自分で大まかに作って細かいデータだけあとから追加させる形に。

また、会社としてのプレゼンで広報が絡むようなものは当然ながら現場は一切手を出しませんで広報に任せます(上司はプレゼンターとして役目を果たすのがこの場合のお役目です)。 

例外的にエクスパットの帰国時のインベントリー(自宅の物品リストー引っ越し業者に提出するため結構細かく記載します)やペットの検疫書類などはご家族だけではフォローできない時など状況によってはお手伝いしておりました。

3.の例は。。 なんでしょうか。 たとえば、飛行機のオンライン・チェックインなどはその一例かと思います。 

アメリカヨーロッパなどタイムゾーンをまたいて移動の多い上司に、事前指定できないフライトなど少しでも良い席を取るために行う事が多いです。
空港に向かう時間を無駄にしないために(空港での待ち時間削減や逆にぎりぎりに空港に着いた際の混乱を防ぐなど)オンラインチェックインは航空会社の定める時間帯に(24h前から2h前など各社細かい規定が) すませてボーディングパスまで発行しておきます。(pdfでメールアドレスに送ってブラックベリーで見られるようにします。ネット環境がいつもOKとは限らないのでそのつどエアラインのウェブにログインしなくても良いように)

全体として工数が減ったようにも思えますが、その分秘書の数が減って専任ではないので上司も100%頼りきりではない様子にお見受けします。 
また、エアラインのシステムがうまく動かないときなどかえってストレスが発生したり。
どちらが絶対良いとは言い切れませんが時代が変わるにつてエグゼクティブ秘書の仕事も、もっともっと変わってゆくと思います。 自分の価値を常に高めておくことが大切なのは言うまでもありませんが。。。

次回は え、こんなこともするの? と思われそうな仕事についてお伝えします。


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プロフィール

FC2mipo

Author:FC2mipo
こんにちは、MIHOKOと申します。 

1990年代半ばから約20年間、外資系企業などで外国人・日本人両方の役員秘書として、多国籍でエリートの方々と接するうちに、彼らが1日24時間あっても足りないようなスケジュールの激務をこなすのは強い信念があるからに違いない、と思うようになりました。 

そしてさらに、信念だけではない「なにか」を持っていることに気づきます。体力、気力、インテリジェンスのほかに大切な「なにか」。。。

そんなシークレットを地道に追求しつつ、何とか自分なりに言葉にしてみました。皆様の日々の生活がさらに充実するために何らかの形で参考にしていただけたらこんな幸せはありません。

詳しいプロフィールは以下の通りです。

フリーランスのパーソナル秘書、コラムニスト、ライターとして活動中。

★職歴・資格
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、英国へ語学留学。

その後北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン間の定期航路客船に日本人アテンダントとして乗務。 
日本に帰国ご外資系・日系企業の役員秘書業務に2014年10月まで通算約20年携わる。

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、外国人(国籍:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・ブラジルなど)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職のトップマネジメント。
スケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの手配まで幅広い経験を積む。

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事のヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとのスカイプ会議の通訳などを手掛ける。

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成などを得意とする。

2016年3月から 著名媒体にエグゼクティブ層向けに執筆したコラム記事が掲載開始 

取得資格:
CBS(国際秘書) アソシエイト(準CBS)
ケンブリッジ英検 ファースト

その他の活動:
エストニア e-resident (電子居住者)
 2015年6月在日本 エストニア大使館にて取得

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