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秘書が上司に絶対言ってはいけない一言

こんにちは。


上司と秘書のコンビで仕事を続けて、ある程度の年数が経つにつれて、

お互いの呼吸に慣れてきて物事が楽になってきたりしますよね。

でも、慣れてきたからこそ気を付けたほうが良いこと、いくつかあるのです。

一番大きいのは 言葉の使い方ではないかと思います。

相手が(この場合上司) コンディション万全でない時、明らかに形勢不利な時
にどう対応するか、なんて言葉をかけるか? 正解は????

続きは こちらからごらんください。 





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在宅秘書は内職と同じ? メール一通に時間制限? 

こんにちは。

PA(パーソナル アシスタント)、バーチャル・セクレタリー、
在宅秘書など呼び名はいろいろありますが、在宅の秘書
業務は、起業ブームで個人事業主の社長さんが増えるに
したがって増加してきているようです。

私も先日まで、本当にパートタイムですが、ある個人の
経営者の方を手伝っていました。

在宅秘書は、お互い目の前にいない分、仕事の質と、
かかる時間とのバランスをとるのが難しいかもしれません。

必要以上に時間をかけて丁寧すぎる仕事をしてしまうのも
これまた問題なのです。

タイトルにあるように、「メールはxx分くらいでさっと送ってください。」
とクライアントさんに言われて秘書側がとまどってしまうケースなども
あり得ます。

秘書側の問題だけでなく、クライアントの側も、コーポレートで
ビジネスのやり方を一から学んで均質化した方ばかりではないので
業種もキャリアも、要求するものも多種多様。

一般企業でオフィスで行う秘書業務よりかなりコミュニケーション能力が
求められますね。 

そう言う意味で、難易度が高いかも知れません、

一番大切なのは、クライアント・秘書どちらも

・ お互いへの信頼
・ コミュニケーション能力
・ 相手への思いやり
・ 広い心

などでしょうか。。。 実際は結構意思の疎通が難しく
苦労するケースも多いようです。 

気分を損ねると影響があるのでは、と気にして、
不満があっても言い出せないケースもあるようです。



そんなストーリーを書いてみましたので、よろしければご覧ください。



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これからは女子脳・原始脳の時代かも

こんにちは。

外資系の固い会社に長かったので、なにかプロジェクトで行き詰まった時や
人事考査の前、またレポートを書かないといけない時など、いわゆるビジネス書
を読んで参考にしたことがあります。

皆様もいろいろ読まれたこと、きっとありますよね? 

有名なビジネス書。。。有名なところではカーネギーとか、7つの習慣とか、ドラッカーとか。。。
新しいところだとフェイスブックの役員のシェリル サンドバーグが書いたLean in など。 他に、最近話題になったワーク シフトなど。。。 そして、忘れてはいけない日本の、松下幸之助さんや 稲盛さんの本もありますね。

外資で女性の多い職場だと Lean In などは読んでないと人話が合わないんじゃないかと ”意識高い先輩たち”に気を使って読んだりも。

でもどれもなんだかしっくりこない~と思ったりすること、ありませんか? 

やはり、男性脳というか理屈の部分の脳ばかり使ってると、つじつまはあっていても
自分の気持ちや本音を無視しているから心の底から「なるほど~ 納得」 と思えないのではないか、という仮説に最近たどりつきました。

科学的に立証されているらしいですが、女性は、新しい理屈の脳ではなく、古い脳のパートが最終的に納得しないと動かないらしい。。。

理路整然としたロジカルな説明は、もちろん聞くけど、それではまったく心が動かないのです。

それよりも、「なぜか知らないけど気になる、やってみたい」 ということの方がピンとくる。。。。

ここ1-2か月、特にそういった女性の考え方は違うんだと認識するような事例が多くて、ついに私の中では 
そうかな? から確信に変わりました。 

ビジネスの場では論理的でないのは、ほとんど犯罪者みたいな扱いを受けますから、
まあ、それはそれでやればいいと思うけど。

すべて理屈オンリー男性的なやり方はこれからの時代生き残れなくなってゆくだろうな、と痛感したのでした。

いわゆる常識とは逆説的な、上記を裏づけるような事実があります。
というのは、おそらく、ある一定レベル以上の経営者は物事を最終的には直感で決めていると
言えるような決断のしかたをしているはず、というもの。

データがいくらあっても、なんか違う気がする? と思ったらその感覚も立派なデータ。

私の秘書ばりばり現役時代、なんかこのお客様、変な感じ。。。と思った方は結局契約に至らない
というようなことが多々あり。 「 なんかしらんけど 」 はすごい情報量なのかもしれないです。

実話で、船井総研の船井幸雄さんが取引先を決めるにあたって、秘書の意見を聞いたという事例がが確かにありましたよね。


私自身の話ではないですけれど、秘書が絡んでいたりそうでなかったり、データ以外のところから決断を下す例は実は結構あります。  
むしろお断りする口実としてデータが後付けで必要となるというか。

何となく~ を軽視してはいけないのでした。 



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成功している人が行っているとても大切なこと ~ 質問のすすめ 

こんにちは。

前回までのエントリーでは、外資系企業での
語学のレベルと仕事のレベルはどのようにリンクしているのか
という点について、考察してみました。

必ずしも 語学力 = 仕事力 ではないということ。 

Aさんの例にあるように、見た目の語学力よりも大切な、

「 相手に伝える・伝わる 」 ということが、とても大切だなと思う次第です。

さて 語学というツールの話から少し離れて、職場においても、それ以外でも、 
成功するために、とても大切なこと  

事業を成功させた人が、失敗していた時にはしていなかったけれど、成功した今では
必ず実践していること。


それは 「 自分とのコミュニケーション・対話 」 です。

それを行うにあたって、ここでご紹介したい、とても良い方法を知ったので今日は
特別にお知らせしますね。


まず、対話をするために必要なことは、 自分に、「質問」 をすること。

それによって、自分との「対話」が生まれるからです。

そのためには 適切な、良い質問をすることが何よりも大切です。




さて、 「しつもん」 の先生としてご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが、私は
マツダミヒロさんという方のオンライン講座を受講しています。 

受講のきっかけは、自分らしいビジネスやライフスタイルを確立するために
学びたいことがあったからです。 

質問することって、生活の中では少ないかもしれません。
慣れないかもしれません。

ただ、自分に 良い質問をすると、良い答えがかえってきます。
そして、自分との対話が始まるのです。

仕事での目標を達成するには? 
プライベートライフでの望みをかなえるには?
 


ぜひ、自分と対話してみませんか。 
それは経験してみるととても楽しいことです。 




さて、タイミングよく、マツダミヒロさんがそんな質問力を身につけるための無料講座を配信中です。

よろしければ、是非ご覧になって、成功のキーでもある
質問 = 自分との対話を実践してみてくださいね。

↓ こちらです。 

▼「質問力を身につけるたった3つの方法」(無料)
http://shitsumon.jp/products/shitsumonryoku1/



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外資系秘書の仕事についてご質問ありますか? 

こんにちは。

外資系秘書の仕事にご興味のある方に特別に無料モニターセッションを行うことになりました。(詳細は近日発表します) 秘書業務以外の方からのご相談も歓迎です。
よろしければぜひ応募をご検討くださいね。

外資系秘書の仕事に関心を持っている方で:

- 外資系秘書を目指しているけれど、スキルとして、マインドセットとして何が必要なのかよくわからない。
- 日系企業秘書から外資系秘書になろうとしているが、仕事面でどのような違いがあるのか? 
- 秘書をしているが日本人上司から外国人上司へと担当が変わる。どのような準備をしたらよいか。
- 外資系秘書業務についているが、仕事の進め方で困ったことがあり、行き詰っている。
- 秘書業務を理解してくれる同僚がいない(少ない)、悩みを相談できる相手がいない

など。。。


また、
- 勤務先の秘書、部下の秘書と接する際にどうコミュニケーションをとってよいか困っている。

などという秘書業務以外の方からのご相談も歓迎します


こんな方は是非メールフォームからお知らせ下さいね.


詳細が決まり次第先行でご連絡をいたします! 



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番外編 外資秘書経験者 あるあるー 何故か染み付いてしまっていること

こんにちは。

仕事の進め方の話の途中ですが、私が20年も秘書をやるといろいろ染み付いちゃっている。。。とごあいさつで書いていた件の話をここでさせてくださいね。

(外資)秘書経験者「あるある」

その1 相手の出方によっては1歩どころかその先の先を読んで準備するので常に他人より2歩先を行っていないと気が済まないし不安になる。 食事をしててもタクシー手配とかお会計とかタイミングが気になってしまう。

その2 .友人と雑談してて、相手が旅行者や一時帰国者の場合にフライトの話になると、今どの航空会社が羽田に乗り入れているとか、アライアンスはどことかチェックインは何分まえとか気になってしまう。 挙句の果てに時間帯を聞いただけで飛行機の便名まで覚えていて空で言えたりする。で、相手に気持ち悪がられる。 

その3 .椅子に座らない状態で(立ったまま)ややこしい仕事の話が延々できる(すぐにダッシュして次の取りかかれる状態のまま指示を聞いてる時はヨーイドンの姿勢に近いかも)

その4 .自分ではなく他人の(上司の)スケジュールをもとに休暇の予定を立てる事が普通。
(つまり何か元になる予定表がないと意外とスタートできない)

その5 .ニュースを見たり読んだりしていても目や耳に検索機能があるかのごとく上司の行き先に関係のある地名のニュースだけキャッチする。海外のテロ、天候の変化、伝染病などにも敏感。

その6  マイペースという言葉の意味がどうしても理解できない。(本心では憧れているのに)

その7 プライベートで旅行に行ってもホテルの従業員、レストランなど対応が気になってしょうがない。ホテルは車寄せ、非常口、フロント、コンシェルジェの位置関係をまずは把握したい。 客室フロアが何階にあるのかもチェック。ホテルの部屋では電源、セーフティボックス、インターネット接続の状況を(たとえ使わなくても)チェックしてしまう。 ホテルチェーンによる違い、立地による客層の違いなども気になる。メインダイニングが何階にあって朝食を出すダイニングと兼用かどうかなど。。。

あ~ こんな人と食事したり旅行に行ったりしたらうざいですよね。。。 同業者な同士らともかく。
できるだけ表に出さないようにしてるけれど。。。お読みになっている皆さまはいくつ当てはまりましたか? (笑)


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ごあいさつ ~ 外資系の仕事においてプレッシャーに負けず本来の自分の良さを発揮するには? 

こんにちは。初めまして。
永田 美保子と申します。 

現在はフリーランスとしてコラム記事などの文章を書いたり、海外視察ツアーの企画・コーディネートをしたり、エグゼクティブ秘書の経験を生かして、通訳、翻訳その他エグゼクティブの方のコンシェルジェ業務をお手伝いしたりしております。


2014年10月に退職するまで、外資系企業(米系メーカー、日独合弁メーカー)中心に通算20年間、役員秘書(エグゼクティブ・セクレタリー)としてみっちり仕事をしてきました。 



秘書時代の上司達は多国籍で、アメリカ人、イギリス人、カナダ人、ドイツ人など。最近はエグゼクティブ秘書でも、人員の関係で外国人上司と一対一の専任秘書という形はとらず、そのメインの上司のラインにいる部下や全く違う業務のエグゼクティブ、そして日本人ダイレクターも合わせて数名を同時にサポートする形が多いようです。私の場合は常に複数名にアサイン(担当者として割り振られること)されている形でした。 


外国人トップの上司たちの日本での役割は日本滞在のビザカテゴリーで言うと「経営者」としての立場。 分刻みのスケジュールでの業務プラスその合間を縫って海外出張も多く、超多忙。



そんな仕事をサポートする秘書業務は、それこそ時間とプレッシャーとの戦いでしたが、上司には信頼されていたし、なにより充実感があったように思います。 

秘書という職種は、良い点、大変な点といろいろありますが、良い点としては、直に(だれかのフィルターを通さずに)会社の経営陣に接することができた点、コーポレートカルチャーの源に触れることができた点ではないかと思います。愛社精神がなくては務まらない仕事ですが、怖そうな上司も、時々は本音を漏らしたり、ユーモアで乗り切ったかと思うとブラックなジョークでわたしたちを凍りつかせたり。。。。皆様個性的でした!



そんな日々戦いのような会社生活の中、歴代上司から学んだことの中で特に感銘を受けたことの一つは 会社の顔としてここぞという大切な時に自らのパフォーマンスを最大に発揮するためには、陰であらゆる努力を惜しまない、ということでした。 リラックスと緊張間のバランスが絶妙だと思いました。 (よくいう緊張と弛緩、ですね)


特に、リラックス法としては。。。スカッシュ、ヨットなどスポーツでの気分転換、ランニング、また、マッサージなどのセラピーなどを、時間を作って行っていました。(私もスケジュール調整したり予約を取ったりしました) 
全ての予定のなかで、顧客とのアポなど動かせない日程は別として、心身のコンディションを整えること(自分軸に戻っていることとでもいうでしょうか)が最優先課題、でした。

このブログの目的は、私の長年の外資系生活をとおして学んだことを読者の
皆様にお伝えして行くことです。

お読みいただいた記事が、少しでも皆様の心に響くことがあれば、と心から願っています。

各エントリーのご意見、ご感想、リクエストもお待ちしております! 



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[ごあいさつ ~ 外資系の仕事においてプレッシャーに負けず本来の自分の良さを発揮するには? ]の続きを読む

高城剛さんの本 LIFE PACKING 未来を生きるためのモノと知恵


以前にもこのブログでご紹介したことがありましたが、高城剛さんの本をまた読む機会がありました。 

今回はコレ!
LIFE PACKING 未来を生きるためのモノと知恵

2012年の年発刊ですが、その5年ほど前に持ち物を究極まで減らし、99%減らした結果、残り1%に何が残ったか。。ということを写真入りで紹介しています、

この本の特徴は、HOW TO USEにも書いてありますが
各アイテムを羅列するだけではなく、旅行期間の長さ (1Day、2Weeks、1Month、3Month、1Year そしてFuture...)で各アイテムを分類し、パッキング方法も提案しているところです。

各国(地域)独自のSIMカード、最新のiPhoneなど、あっさりなるほどと思えるものや、iPhoneで写真を取る際に役立つ外付けレンズ!などかゆいところに手が届くアイテムもラインナップ。

全体的にはデジタル化されているアイテムが多いのかと思えば、あえてアナログなものを残しているところなど非常に共感できます。自分と意外な共通点(ホメオパシーとか)もあり、かと思うとなぜそこ?コダワリ? と思ってしまうような箇所もあり。

旅を暮らしにすることを決意して、究極にものを減らすとこうなるのか! という点で高城さんの人生における優先順位がよくわかってとても興味深く、面白かったです。 
くすっと笑ってしまうおちゃめなところは例えば、布。 (紫のマルチケープ)の説明。「デザイン云々よりもアイデアがものを言います」 とありますが、写真で見る限り、かな~り 個性的な(派手な) 紫地にゴールドで縫い取りがしてるような 「布」ですよこれ。 ビーチで腰に巻いたり、首にマフラー代わりに、またはヨガマット代わりに。。。とのこと。
この布、かつて使っていたバリ島のバティックや日本の風呂敷よりも使い勝手が良いとのこと、サイズがちょうどいいんだそうです。 ちょっぴりセーフティブランケットの要素もあるのかな・・・ なんでも布。 いいですね。 私も取り入れよう。 

とても意外で役立ちそうと思ったその他いくつかのアイテム、ちょっとご紹介します。、

Ainsworth のホメオパシーレメディー トラベルキット (基本レメディが10種類入っています)
同じくホメオパシーでホメオパスに処方してもたっら時差ボケ用とアコナイト(風邪などの症状対策)

モバイル神棚と出雲大社のお札 あらゆるものがデジタル化に向かう中で、体に近いものやこのようなものはデジタル化しない。。。名言かと。 

皇帝灸+びわの葉湿布セット びわの湿布については自然療法の本で読んだことがあります。 びわってヨーロッパやアメリカにも生えてるのは知りませんでした。


モバイル瞑想セット(アロマペンダント、iPod nano、 SONYのヘッドフォン)
-飛行機での移動が多いから(フライト中は火気厳禁)お香をたく代わりにアロマ、自分で録音した川のせせらぎや波の音などを聞くMP3を収録したiPod、かなり準備から気合が感じられますね! 

本醸造濃い口しょうゆ パックになっていてプラスティックの注ぎ口がついている本物のおしょうゆ。 イタリア人が愛用のオリーブオイルを旅行中持ち歩いていることに感銘を受けて始めたそうです。 

Panadol 香港では必理痛という名前のパッケージが 面白い(ツボ)。心理痛、みたいによめますね。 これはgskの万能な鎮痛薬でオセアニアとアジアで売っているようです。 西洋医学を決して使わないわけではなくて必要に応じて活用しています。

自分で健康おたくと言われているだけあって、いろいろ出てきますね。。
自分で仕事をしているからやはり意識的にも、無意識のうちにもパフォーマンスをよくする方向に向かうのでしょうね! その点見習いたいです。

もっといろいろ読みたい方はこちらご参考に! ↓ 

LIFE PACKING(ライフパッキング)【未来を生きるためのモノと知恵】/高城 剛
¥1,728
Amazon.co.jp
 

高城剛さんの本

機会があって高城剛さんの本を読みました。大変面白くて、これは! と思ったのでご紹介します。


まずは、タイトルがすごい。


SOUL RESET 魂の再起動 魂の声に耳を澄まし、未来を見通す方法





以前から、高城さんって独特のイメージがあり(失礼)、本を読んでみようなんて思わなかったのですが、書店で見つけて表紙と内容を見たときに(!) と思って一気読みしてしまいました。 そう、あの、コーヒーを注文すると本が読み放題の太っ腹なあの書店で。。。


高城さんについては、むかーしむかーしのIT系OL時代にご本人を遠くからお見かけしたことがあるのみ。独特なファッションとおひげスタイルの濃い人。。。というイメージでした。

あと、最近は私もスペイン好きなので、スペインに住めていいなーとか。


肝心の内容ですが、タイトル通り、魂について瞑想、やアーユルヴェーダの際のぶっとび体験なども交えてわかりやすく書いてあります。 ボディ、マインド、スピリットのバランスは私自身もライフワークとして考えていますが、この本では、魂(スピリット)、思考・心(マインド)、身体(ボディ)の順に書かれています。 

震災一年後の2012年に出版されていることもあって、著者はじめ日本人の価値観があの震災を通して大きく変わった(であろう)ことにも触れています。 


とはいえ、著者が最初に「ある変化」を感じたのは、実は10年ほどさかのぼり、NY同時多発テロの9.11の時だそう。それ以来、無駄なもの(思考もモノも)をなくしつつ、スーツケース4つのライフスタイルという究極の姿になりながら魂と身体のバランスを取ってパフォーマンスを上げる(という言い方はご本人はしてないけど)ことにフォーカスしてきた様子が伝わってきました。 


途中、エネルギーワーク・コンサルタントの佐藤さんという方との対談形式になっているのでわかりやすく、瞑想について、魂について、自分が直に質問しているかのような気分に。


氣についても詳しく述べています。 内氣功と外氣功の違いについては、「ドラゴンボール」のかめはめ波と元気玉を例に挙げています。また、外氣功である、レイキについてもちょこっと説明あり。

今私が知りたいこと、自分とどう向き合うか、への答えが、奇跡のようにあちこちにちりばめられてありました。中でも、一番なるほど、と思ったのは 

「魂は氣の源であり直感力の源ですが、先のこと、すなわち未来のことがある程度分かっている。」というくだり。 魂が、そうなんだ~ ??? (タイトル通りといえばそれまでなのですが)

(上記、気の文字は原文では"気"ですが、私が勝手に氣と置き換えて表記しております)


また、トレンドとしては、WHOがスピリチュアル・ヘルス(霊性の健康)についても目標に挙げているなど普段getしていなかった情報もあり。  WHOなどは、報道されている範囲の情報だけでなく、時には元にあたることも必要かとおもいました。新たな発見があるかも。


魂なんていうとやや取っつきづらい感じもあるけれど、自分と魂レベルで仲良くし、身体も良くしてゆくには、どうしたらよいかが論理的に書いてあってわかりやすい(さすがに)のでお勧めです。 


本の詳細はこちら  ↓ 
SOUL RESET 魂の再起動SOUL RESET 魂の再起動
(2014/07/11)
高城剛

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プロフィール

FC2mipo

Author:FC2mipo
こんにちは、MIHOKOと申します。 

1990年代半ばから約20年間、外資系企業などで外国人・日本人両方の役員秘書として、多国籍でエリートの方々と接するうちに、彼らが1日24時間あっても足りないようなスケジュールの激務をこなすのは強い信念があるからに違いない、と思うようになりました。 

そしてさらに、信念だけではない「なにか」を持っていることに気づきます。体力、気力、インテリジェンスのほかに大切な「なにか」。。。

そんなシークレットを地道に追求しつつ、何とか自分なりに言葉にしてみました。皆様の日々の生活がさらに充実するために何らかの形で参考にしていただけたらこんな幸せはありません。

詳しいプロフィールは以下の通りです。

フリーランスのパーソナル秘書、コラムニスト、ライターとして活動中。

★職歴・資格
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、英国へ語学留学。

その後北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン間の定期航路客船に日本人アテンダントとして乗務。 
日本に帰国ご外資系・日系企業の役員秘書業務に2014年10月まで通算約20年携わる。

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、外国人(国籍:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・ブラジルなど)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職のトップマネジメント。
スケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの手配まで幅広い経験を積む。

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事のヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとのスカイプ会議の通訳などを手掛ける。

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成などを得意とする。

2016年3月から 著名媒体にエグゼクティブ層向けに執筆したコラム記事が掲載開始 

取得資格:
CBS(国際秘書) アソシエイト(準CBS)
ケンブリッジ英検 ファースト

その他の活動:
エストニア e-resident (電子居住者)
 2015年6月在日本 エストニア大使館にて取得

お問合せはこちらからお願いいたします。


































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